Om The New Normal Office te kunnen realiseren heeft EDGE een taskforce opgericht met
medewerkers van verschillende disciplines. Ook werd de samenwerking gezocht met
externe deskundigen zoals viroloog Francesco Franchimon en de architecten van Fokkema
& Partners. EDGE werkte tevens nauw samen met Leesman om een onderzoek uit te voeren
naar de ervaringen van medewerkers die thuiswerken. Daarbij werd er `live data` van het
EDGE Smart Platform geanalyseerd om inzicht te krijgen in het gebruik en de conditie van
alle ruimten op het kantoor. Het doel van de taskforce was niet alleen het creëren van een
veilige werkomgeving, maar ook om deze flexibel te maken voor toekomstige aanpassingen
en tegelijkertijd ervoor te zorgen dat de werkplek aantrekkelijk en uitnodigend blijft. Om alle
medewerkers te helpen deze transformatie te begrijpen, ontwikkelde de taskforce een `3-B-
aanpak`: Bytes (technologie), Behaviour (gedrag), en Bricks (fysieke aanpassingen).
Bytes: wat de gegevens vertellen
Voor EDGE is technologie altijd al een essentiële bron van informatie en een cruciale basis
voor projecten geweest. De taskforce heeft de bestaande sensoren uitgebreid en de nodige aanpassingen doorgevoerd in de software om data anders te kunnen interpreteren. Zo is
het nu mogelijk om het maximumaantal personen per vergaderruimte te meten om te allen
tijde een veilige onderlinge afstand te garanderen. De technologie heeft ook een betere
binnenluchtkwaliteit mogelijk gemaakt: de ventilatiesnelheid neemt nu automatisch toe tot
minimaal 50 m3/uur. De ventilatiesnelheid van een gebouw is gemiddeld genomen slechts
de helft hiervan. Het EDGE Smart Platform waarschuwt dan ook wanneer de luchtkwaliteit
te laag is om in een ruimte te verblijven en alle vergaderzalen hebben een extra
ventilatiepauze van dertig minuten na elke vastgelegde vergadering. Facilitymanagement
kan deze gegevens ook gebruiken voor meer efficiëntie bij de schoonmaak, planning en
onderhoud.
Behaviour: Gemaakte afspraken
Bij terugkomst op kantoor hebben alle medewerkers een `welkom terug`-pakket gekregen
met allerlei benodigdheden zoals desinfectiemiddel, een touchpen, richtlijnen en een
deuropener. De flexwerkplekken op een open werkvloer zijn vervangen door bureaus met
een onderlinge afstand van 1,5 meter die van tevoren moeten worden gereserveerd en
gedurende de dag niet kunnen worden gewisseld. De routing van personen op de werkvloer
wordt middels bewegwijzering in goede banen geleid en teams worden in het hele kantoor
herinnerd aan de gouden regels van EDGE – de `future five` – om de veiligheid voor iedereen
te waarborgen. Medewerkers die voor hun woon-werkverkeer afhankelijk zijn van het
openbaar vervoer worden geholpen om thuis te blijven werken en hebben virtueel toegang
tot alle vergaderingen. Wie op kantoor werkt, wordt aangemoedigd om in de open lucht te
vergaderen en er zijn digitale kaarten met handige wandelroutes beschikbaar.
Bricks: Het creëren van fysieke verandering
Samen met de interieurarchitecten van Fokkema & Partners heeft EDGE niet alleen gekeken
naar wat er gedaan moest worden om de gezondheid van iedereen te beschermen, maar
ook naar manieren om deze veranderingen door te voeren en tegelijkertijd de werkplek
comfortabel en aantrekkelijk te houden. Een goed voorbeeld zijn de nieuwe `p-ART-itions`:
tussenschotten die niet alleen zorgen voor een fysieke scheiding tussen werkplekken, maar
tevens kunst en cultuur in de ruimte introduceren. Ook meubels en indelingen zijn aangepast
om overal voldoende afstand te kunnen nemen. Zo werden werkplekken verplaatst en
kussens van banken verwijderd om duidelijk aan te geven dat het om eenpersoonsbanken
gaat.
“We hebben ons als doel gesteld om de buitenwereld te laten zien hoe de werkplek van nu
eruit moet zien “, zegt Coen van Oostrom, oprichter en CEO van EDGE. “Kantoren moeten
in de eerste plaats de gezondheid van de medewerkers garanderen, maar ook duidelijke
voordelen bieden ten opzichte van thuiswerken. Een kantoor moet een comfortabele,
uitnodigende plek zijn waar mensen veilig naartoe kunnen gaan om te communiceren,
creatief te zijn en van gedachten te wisselen. We hebben veel positieve feedback gekregen
van onze medewerkers, die de aanpassingen op kantoor een uitstekende aanvulling vinden
en vol vertrouwen en plezier weer naar kantoor gaan.”
