Als je goed werk levert als installateur, dan word je gewaardeerd door je klanten. En dat is precies waar vakmensen hun voldoening uit halen. Maar voor de wet is het niet voldoende om een vakman te zijn. Je moet als vakman tijdens je werk ook allerlei registraties bijhouden. Dat is frustrerend, maar harde werkelijkheid. Zorg daarom dat je die administratie simpel houdt, waarschuwt Jelle van de Bovenkamp van Climatools.
‘Mensen zijn geen installateur geworden om eens lekker te gaan administreren’, zegt Jelle. ‘De binnendienst weet dat het moet, maar bij de buitendienst is er vaak weerstand tegen al die administratie.’ Dat is vooral een issue geworden sinds in april vorig jaar de gasketelwet van kracht werd. Het installatiebedrijf moet voortaan gecertificeerd zijn, en de installateur die op locatie een cv- of hr-ketel installeert moet van alles bijhouden. ‘Voorheen hoefde je helemaal niets bij te houden, en nu ineens heel veel. Voor onderhoud van een ketel zijn het ook weer andere dingen dan voor installatie of vervanging. Iedereen heeft daar moeite mee gehad.’
En nu is hybride in opkomst, waardoor installateurs naast de administratie voor de gasketelwet steeds vaker ook met die van F-gassen te maken krijgen. ‘De administratie op locatie wordt steeds uitgebreider en die moet je dus zo simpel mogelijk houden. Anders gebeurt het gebrekkig of zelfs helemaal niet, daar kun je op wachten. Toch kunnen installatiebedrijven heel veel problemen krijgen als het niet goed gebeurt.’
Administratie op een kladje
Iedere installateur zal het herkennen. Er wordt door de binnendienst een werkbon gemaakt. Maar ter plekke wordt eerst vergeten om die in te vullen, en daarna worden er fouten gemaakt. Op zo’n werkbon moet tijdens een klus heel veel worden geregistreerd. Allereerst algemene info, zoals serienummer en fabrieksnummer. Maar ook specifieke meetwaarden: drukbeproeving op zoveel bar, zo lang op zo’n hoge druk gehad. ‘Alle stappen moeten aantoonbaar zijn doorlopen, daar zit heel wat administratie achter’, zegt Jelle. ‘En dan moet hij daarna ook nog worden verwerkt en opgestuurd naar de klant.’
Of mutaties van koudemiddelen worden op een kladje geschreven en dan eens in de zoveel tijd bijgewerkt. Dat werkt fouten in de hand, terwijl dat in het kader van de BRL 100 heel goed moet worden bijgehouden. ‘Als je één cilinder hebt en twee monteurs, dan is die administratie wel te overzien in een excel. Maar ga je naar tien monteurs, dan is dat vragen om problemen. Aan het eind van het jaar moet het namelijk wel precies kloppen. Wat er is ingekocht, welke mutaties er zijn geweest, hoeveel er is uitgegaan, hoeveel erin en waarom. De verschillen moeten precies kunnen worden verklaard.’
App voor administratie
Om de administratie van koel- en koudemiddelen goed te administreren werd in samenwerking met Strukton een app ontwikkeld. Maar de eigenaar stopte ermee en de app ging offline, terwijl die wel de moeite waard was in het gebruik. In 2018 nam Climatools de software over en werd de app verder ontwikkeld. Sindsdien is er hard aan de software gewerkt.
‘We hebben nu een toaalpakket voor alle verplichte registraties voor BRL-100, STEK, K25000 en BRL-6000-25. In onze app kunnen installateurs op locatie nu alle stappen in het proces makkelijk en netjes doorlopen’, zegt Jelle. ‘Ze kunnen foto’s toevoegen als dat nodig is, gemeten waarden en uitkomsten van controles kunnen ze toevoegen, er is een urenregistratie en een registratie voor de gebruikte materialen en gereedschap. Ook kan de werkbon digitaal worden afgetekend en wordt de werkbon direct verwerkt en naar de klant gestuurd.‘ Dat maakt het voor de installateur ter plekke veel makkelijker om alles goed te registreren.
Installatie sterk gereguleerd
Het is helder dat je als installatiebedrijf iets nodig hebt dat het makkelijk maakt om aan de regelgeving te voldoen. Want er is nogal wat wetgeving en er komt nog veel meer aan. Allereerst is er de BRL 100 certificering voor F-gassen, maar sinds vorig jaar is er dus ook de gasketelwet. In het kader daarvan moeten installateurs op locatie heel veel zaken bijhouden. ‘In de tool zitten alle verschillende checklijsten die bij alle werkzaamheden op locatie moeten worden afgelopen.’ Maar de installatiebedrijven moeten ook aan allerlei voorwaarden voldoen voordat ze gecertificeerd zijn voor werk aan gasverbrandingsinstallaties. ‘Daarom hebben we bijvoorbeeld een gereedschap en apparatuur beheermodule. Die zorgt ervoor dat het gereedschap dat de installateur gebruikt snel kan worden toegevoegd aan de werkregistratie. Je moet namelijk te allen tijde kunnen aantonen dat het gereedschap dat je gebruikt van goede kwaliteit is en recent nog is gekalibreerd.’’
Veel bedrijven hebben verder het STEK keurmerk. ‘Als je een STEK certificering hebt, dan moet je een aantal extra dingen checken.’ Als je verder te maken hebt met apparatuur die werkt met een druk boven 1 bar, dan moet je voldoen aan de Richtlijn Drukapparatuur, de PED. ‘En de druk in apparaten als airco’s en warmtepompen wordt steeds hoger. DAt begon al met R-32 en natuurlijke koudemiddelen zoals ammoniak en propaan staan onder nóg hogere druk. Dan hebben we het over een druk van meer dan 30 bar. Daarnaast is propaan brandbaar en ammoniak slecht voor het milieu. Die combinatie van hoge druk, licht ontvlambaarheid en mogelijke belasting voor het milieu gaat er ongetwijfeld voor zorgen dat er nog meer regelgeving komt.’
Alle regelgeving ondersteunen
Je moet je werk volgens de wet doen, maar je moet je werk ook volgens de wet registreren. ‘Volgens de wet is het niet meer genoeg om een vakman te zijn. Je moet ook door de audits komen. De autoriteiten hechten nu eenmaal meer waarde aan administratie dan aan het echte werk, ze zien alleen de papieren werkelijkheid. Maar mensen zijn geen installateur geworden om te administreren, dus is er weerstand tegen. Daarom willen wij het zo makkelijk mogelijk maken om de administratie te doen en dus aan de wetgeving te voldoen. Daarom maken we onze tool zo praktisch mogelijk, zodat hij zo goed mogelijk het installatiewerk volgt. Daar hoort bijvoorbeeld ook een planningsmodule bij voor onderhoudscontracten. En we gaan nog meer regelgeving ondersteunen. Onze ambitie is uiteindelijk om het totale proces van installatie in onze app te hebben.’
Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met Climatools Climatools staat op VSK. Kom langs in hal 10 op stand D086, dan kun je precies bekijken hoe de tools werken en hoe administreren makkelijk wordt gemaakt.
