Tip 1: Belangrijk of dringend?
Door het maken van een planning van alle werkzaamheden krijgt u inzicht in de taken die er liggen. Maak hierbij een onderscheid tussen `dringende` en `belangrijke` taken of beide. De taken met het label `dringend én belangrijk` krijgen de hoogste prioriteit. Daarna worden de belangrijke (niet dringende) taken opgepakt. Probeer de dringende (niet belangrijke) taken over te dragen aan anderen.
Als er zich op een gegeven moment een calamiteit voordoet, vraagt u zich dan af hoe belangrijk of urgent de te nemen actie is. Misschien is het dan ook nodig om de planning aan te passen. Het is ook belangrijk om de dagelijkse planning niet helemaal vol te plannen, hierdoor houd u altijd tijd vrij voor ad hoc acties, ook als ze niet zo belangrijk zijn.
Tip 2: Eet een kikker!
Heeft u al een kikker gegeten vandaag? Dat klinkt niet heel smakelijk, nietwaar? Dit principe komt uit de Amerikaanse Timemanagement bestseller `Slik die kikker!` van Brian Tracy. Het komt neer op het volgende: Als u in de ochtend als eerste een levende kikker doorslikt, is dat hoogstwaarschijnlijk het ergste wat u die dag zal overkomen. Met andere woorden: stel de meest vervelende taak niet uit, maar pak die als eerste op. Dan heeft u dat achter de rug en zal al het andere wat u nog te doen hebt alleen nog maar meevallen. Bovendien geeft het eten van die `kikker` de grootste voldoening, juist omdat u er zo tegenop zag. Probeer het maar eens; en daar heeft u heus geen levende kikker voor nodig…
Tip 3: Moet ik dit nu doen?
Vind u het nog steeds lastig om prioriteiten te stellen? Stel u zelf dan de vraag: `Moet ik dit nu doen?` bij elke taak of e-mail die er binnenkomt. Door deze vraag op vijf manieren te stellen, met de klemtoon steeds op een ander woord, ontleed u de vraag als het ware.
`Moet` (wat is de urgentie?) `ik` (jij of iemand anders?) `dit` (is er een alternatieve oplossing?) `nu` (of kan het straks?) `doen` (is het een actie of is het iets anders?)?
Zodra het antwoord `nee` luidt, dan kunt u de taak op een ander moment uitvoeren of delegeren.
